› ›

Segala Sesuatu Yang Harus Diketahui Ihwal Menyebarkan Dokumen Google Docs

Rabu, 26 Juni 2019 Edit

Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen, spreadsheet, dan presentasi dengan orang lain, jadi Anda bisa berkolaborasi mengedit dokumen Google Docs tersebut gotong royong pada waktu sebetulnya dari manapun di seluruh dunia. 

Mereka yang berkolaborasi mengerjakan suatu dokumen Google Docs bisa melihat, berkomentar, atau bahkan mengubah dokumen tersebut, tergantung izin yang diberikan pada mereka. Tidak ada alasan lagi untuk mengemailkan lampiran dokumen atau menggabungkan hasil edit dari aneka macam salinan dokumen yang ada secara offline.

Di tutorial kali ini, akan kami tunjukkan cara memakai opsi menyebarkan dokumen Google Docs sehingga Anda bisa membagikan dokumen, spreadsheet, dan presentasi dengan orang lain semoga mereka bisa melihat dan mengeditnya. Membagikan dokumen cukup gampang dilakukan, tetapi tutorial ini akan menujukkan cara untuk memanfaatkan semua opsi di yang ada untuk menyebarkan dokumen Google Docs sesuai cita-cita Anda.
Sekarang, mari kita gali cara menyebarkan dokumen Anda Google Docs, mengundang orang untuk berkolaborasi, mengendalikan perizinan dokumen, mendiskusikan dokumen Google Docs melalui komentar bersama, menangani notifikasi dengan tepat, dan lebih banyak lagi. Ketahui dengan niscaya apa yang terjadi ketika Anda menyebarkan suatu dokumen di Google Docs, serta cara mengontrol sejumlah opsi yang bermanfaat.

1. Opsi Visibilitas

Hal pertama yang perlu diketahui ihwal menyebarkan di Google Docs yaitu Opsi Visibilitas, yang mengontrol siapa saja yang bisa melihat dokumen tersebut. Dokumen, spreadsheet, dan presentasi gres di Google Drive secara default bersifat pribadi, tapi dengan tombol Share, Anda bisa menentukan untuk menciptakan dokumen Google tersebut bisa dilihat beberapa orang tertentu, siapa saja yang punya tautan dokumen, atau untuk umum di web.

Langkah 1. Bagaimana Berbagi Dokumen di Google Docs

Untuk melihat pengaturan asal ketika membuka dokumen di Google Docs, lewatkan mouse pada tombol Share di kanan atas dokumen Google. Di sana, akan muncul hidangan popover yang memperlihatkan pengaturan privasi dokumen, yang secara default selalu bersifat pribadi.
Software Manajemen Proyek Online Terbaik untuk Usaha Kecil

Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs







Lewatkan kursor pada tombol Share untuk melihat pengaturan yang ada.


Untuk mengubah pengaturan, klik tombol Share. Muncul layar Share with others.




Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs















Dari layar Share with Others, Anda bisa memasukkan sejumlah nama atau alamat email kepada siapa Anda ingin membagikan dokumen Google Docs.


Masukkan nama orang dari daftar kontak atau alamat email orang yang Anda ingin membagikan dokumen dengannya.



Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Klik tombol Send sesudah memasukkan beberapa nama atau alamat email.

Lanjutkan menambah nama dan alamat email siapa saja yang Anda ingin membagikan dokumen dengan mereka. Anda juga bisa menambahkan catatan untuk mereka yang berkolaborasi di kotak Add a note.
Klik tombol Send di sebelah kiri bawah layar begitu selesai menambahkan kolaboratornya.

Langkah 2. Bagaimana Menghidupkan Tautan Opsi Visibilitas

Anda juga bisa memakai layar Share with others di Google Docs untuk menghidupkan opsi visibilitas. Jika tautan opsi visibilitas diaktifkan, semua orang yang punya tautan ke dokumen Anda akan bisa mengaksesnya.



Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Klik tautan di sudut kanan atas untuk mendapatkan tautan yang bisa dibagikan.

Untuk mengaktifkan opsi Link Sharing, klik ikon tautan di sudut kanan atas layar. Akan muncul layar berisi tautan.



Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Bagikan tautannya untuk membagikan dokumen yang dimaksud.

Sistem di Google Docs menyediakan tautan yang bisa Anda bagikan dengan orang lain.
Catatan: Penting untuk diingat bahwa mengaktifkan opsi tautan menyebarkan akan mengurangi intensitas kontrol yang Anda miliki terhadap siapa saja yang bisa melihat dokumennya. Salah satu dari mereka yang punya susukan bisa membagikan tautan dengan orang lain, dan orang lain tersebut bisa mengakses dokumen Anda.

Langkah 3. Menggunakan Advanced Sharing Options di Google Docs.

Anda bisa mendefinisikan lebih jauh siapa yang bisa melihat dokumen Google Docs. Mulai dari layar Share with others.



Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs
Klik tautan Advanced untuk membuka hidangan Sharing Settings.

Lalu, pilih Advanced. Di hidangan Sharing settings, Anda akan bisa mengubah siapa saja yang bisa melihat dokumen tersebut.




Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs
Daftar orang yang bisa mengakses dokumen.

Perhatikan pilihan Owner settings di bab bawah halaman. Pengaturan-pengaturan tersebut hanya tersedia bagi pemilik dokumen. Pengaturan tersebut memungkinkan Anda membatasi hal-hal yang bisa dilakukan para kolaborator terhadap dokumen.

Langkah 4. Mendefinisikan Opsi Link Sharing

Dari hidangan Sharing settings, pilih Change untuk menampilkan opsi-opsi link sharing.



Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs
Dari hidangan Sharing settings, pilih Change untuk menampilkan pelbagai opsi lainnya.

Berikut yaitu klarifikasi bagi tiap opsi tersebut:

1. Specific People

Untuk memungkinkan orang tertentu melihat dokumen, pilih Save, yang selanjutnya akan mengembalikan Anda ke hidangan Sharing settings. Ketik alamat email orang-orang yang akan mempunyai susukan terhadap dokumen di bab bawah menu, pada Invite people.






Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Dari hidangan Sharing settings di Google Docs, masukkan saja alamat-alamat email orang yang butuh susukan terhadap dokumen Anda.

2. Anyone With the Link

Untuk memperlihatkan susukan kepada sekelompok besar orang yang ditentukan, pilih Anyone with the link dari opsi Visibility. Pilih Save untuk kembali ke hidangan Sharing settings. Dari hidangan Sharing settings, Anda bisa menyorot tautan ke dokumen dan membagikannya melalui email, media sosial, atau pesan teks.



Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Dari hidangan Sharing settings, sorotlah tautan yang akan dibagikan. Copy dan paste tautan tersebut untuk didistribusikan kepada siapa saja yang butuh susukan terhadap dokumen yang dimaksud.

3. Public on the Web

Ingin tahu cara membagikan dokumen Google Docs kepada khalayak umum di web? Praktis saja di Google Docs. Untuk memperlihatkan susukan kepada siapa saja untuk menempelkan suatu dokumen Google Docs di halaman web, pilih Public on the web dari opsi Visibility. Pilih Save untuk kembali ke hidangan Sharing settings. Dari hidangan Sharing settings, Anda bisa menyorot tautan ke dokumen dan membagikannya di media umum untuk memberi susukan pada siapa saja kepada dokumen tersebut.

2. Collaborator Options

Di bab ini, pelajari bagaimana membagikan dokumen Google Docs dengan lebih banyak kontrol dengan cara mengatur para kolaboratornya. Ada empat Collaborator Options yang memperlihatkan tingkat susukan berbeda terhadap dokumen Anda bagi orang-orang tertentu. Pemilik dokumen bisa mengotorisasi orang lain untuk melihat, berkomentar, mengedit, atau menjadi pemilik dokumen.

Untuk melihat opsi Collaborator, pilih tombol Share di kanan atas dokumen Anda. Pilih Advanced. Di hidangan Sharing settings, undang orang-orang atau kelompok orang tertentu dengan memakai alamat email atau grup kontak email.

Ketika memasukkan alamat-alamat email, opsi Collaborator akan nampak. Jika Anda mengklik panah arah ke bawah di erat ikon pensil di sebelah tiap nama. Di sini, Anda bisa menentukan opsi: Can edit, can comment, atau can view.
4 Trik Freeze dan Unfreeze di Microsoft Excel Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Begitu Anda mengklik opsi tanda panah di sebelah pensil, Anda bisa mengubah opsi Collaborator dari hidangan drop-down.

Berikut yaitu klarifikasi tiap opsi:

1. Can Edit

Opsi Collaborator ini memungkinkan tiap orang mengedit dokumen. Para kolaborator bisa bekerja pada suatu dokumen secara simultan pada waktu yang sama, sehingga tidak butuh untuk saling mengemailkan perubahan ke sana ke mari.

Tiap editor yang mengerjakan dokumen akan terlihat sebagai ikon di kanan atas layar, di sebelah tombol Comments. Tiap kolaboratorakan mempunyai warna yang berbeda di sekeliling ikonnya, dan pada bab dokumen yang sedang mereka edit akan tampak kursor yang warnanya sama dengan ikon tadi.

2. Can Comment

Dengan opsi Collaborator ini, setiap orang yang kepadanya dibagikan dokumen Google Docs, akan bisa melihat dan mengomentari dokumen, tetapi tidak akan bisa mengubah dokumennya dengan cara apapun. Opsi ini bermanfaat untuk mendapatkan umpan balik bagi suatu proyek, tapi tidak dikehendaki adanya perubahan isu tanpa sepengetahuan Anda.

Untuk berkomentar pada suatu dokumen, sorot teks yang akan dikomentari dan klik kanan untuk menentukan Comment. Anda juga bisa memakai jalan pintas keyboard Ctrl-Alt-M, atau tombol Comments di kanan atas layar, di sebelah Share. Pemilik dokumen akan melihat bab yang disorot dan kotak komentar di sebelah kanan layar mereka.

3. Can View

Untuk memungkinkan orang lain bisa melihat saja suatu dokumen, pilih opsi Can view. Opsi ini berkhasiat khususnya untuk membagikan templat yang akan dipakai oleh orang lain. Dengan mengatur opsi Collaborator menjadi Can view, mereka akan dipaksa untuk menciptakan salinan (Make a copy) suatu dokumen semoga biisa mengubahnya, ini memastikan tak seorangpun bisa mengubah templat secara langsung.

Opsi Colaborator keempat, Owner, hanya tersedia kalau Anda sudah membagikan dokumen di Google Docs dengan orang lain. Setelah dokumennya dibagikan, nama pemilik akan muncul di daftar Who has access di hidangan Sharing settings.
Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs
Anda bisa mentransfer penetapan Is owner kepada kolaborator lainnya di Google Docs.

Opsi owner terakhir ini memungkinkan Anda mentransfer kepemilikan dokumen kepada orang lain. Ini muncul di hidangan drop-down di sebelah nama kolaborator kalau Anda lah sang pemilik dokumen.



Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Pilih hidangan Is owner untuk mengubah kepemilikan dokumen di Google Docs.

Secara default pemilik dokumen yaitu yang menciptakan dokumen tersebut. Jika kepemilikan dokumen dipindahkan pada orang lain, ada beberapa hal yang tidak bisa lagi dilakukan oleh pemilik dokumen, yaitu:
  • menghapus kolaborator
  • membagikan dengan orang lain sebanyak yang Anda suka
  • mengubah opsi visibilitas
  • memungkinkan kolaborator mengubah hak-hak susukan tertentu bagi orang lain
  • secara permanen menghapus sesuatu dari Google Drive. Setelah dihapus, tidak ada yang bisa mengaksesnya, termasuk kepada mereka yang dokumennya dibagikan kepadanya.

3. Menambahkan Komentar

Kolaborator yang diatur Can comment atau Can edit bisa meninggalkan komentar pada dokumen yang dibagikan di Google Docs. Komentar yang ada mungkin memerintahkan pemilik dokumen untuk mengubah kesalahan ejaan sederhana, atau bisa membuka obrolan ihwal bab tertentu suatu dokumen.

Langkah 1. Menambahkan Komentar

Untuk menambahkan komentar pada suatu dokumen Google Docs yang dibagikan, sorot bab dokumen yang Anda ingin komentari. Bisa jadi yang disorot yaitu kata tertentu, kalimat tertentu, atau seluruh paragraf. Setelah menyorot bab yang dimaksud, klik kanan dan pilih Comment.



Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Begitu Anda selesai menyorot teks yang akan dikomentari, klik kanan dan pilih Comment.

Suatu kotak teks dengan nama Anda akan muncul di sisi kanan jauh layar sebelum Anda memasukkan komentar.




Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Suatu kotak teks menyerupai pola di atas akan muncul di sisi kanan jauh dokumen tersebut. Ketik di dalam kotak dan klik Comment.

Jika ada yang menulis komentar pada dokumen Anda, Anda bisa memulai obrolan dengan membalas komentar mereka. Di bawah komentar, akan muncul kotak teks bertuliskan Reply. Di sini, Anda bisa mengetikkan respon Anda.






Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Untuk membalas komentar, klik kotak komentarnya dan ketikkan di dalam kotak teks di bab bawah.

Jika komentarnya yaitu ihwal perbaikan sederhana yang tidak butuh respon, Anda bisa melaksanakan pembiasaan yang diharapkan terhadap dokumen dan memperlihatkan bahwa komentar tersebut telah dituntaskan dengan mengklik tombol Resolve di sebelah komentar. Dengan merampungkan suatu komentar, maka komentar tersebut akan disembunyikan. Untuk membuka lagi komentar tertentu, klik tombol Comment di sisi kanan atas dokumen.

Langkah 2. Membuka Komentar yang Telah Dituntaskan (Resolved Comment)

Meskipun suatu komentar telah dituntaskan, Anda masih bisa melihatnya lagi. Klik tombol Comments di bab kanan atas dokumen Anda.
Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Gunakan tautan Re-open untuk membuka kembali komentar yang telah dituntaskan di dokumen Google Docs yang dibagikan.

Untuk membuka lagi komentar yang telah dituntaskan, klik tautan biru reopen di sebelah dokumen. Komentar akan ditambahkan kembali ke dokumen.

Memberikan Notifikasi pada Kolaborator

Di bab ini, kami sampaikan juga cara membagikan dokumen Google Docs dengan notifikasi yang sesuai. Anda bisa secara otomatis memperlihatkan notifikasi pada para kolaborator melalui email ketika ada perubahan pada dokumen yang dibagikan. Fitur ini bermanfaat kalau Anda mengerjakan suatu dokumen dan butuh kolaborator Anda tahu apa saja yang Anda edit.

Langkah 1. Aktifkan Notifikasi

Buka dokumen Anda Pastikan dokumen Anda dibagikan minimal dengan satu orang lainnya.
Klik tombol Comments di sisi kanan atas dokumen. Klik tombol Notifications di bawahnya.




Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Klik tombol Notifications untuk menampilkan hidangan drop-down notifikasi.

Setelah Anda mengklik tombol Notifications, akan muncul hidangan drop-down yang menampilkan opsi-opsi notifikasi Anda.



Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Pilih opsi notifikasi Anda dari hidangan drop-down tersebut.

Anda bisa mengubah pilihan notifikasi dari hidangan drop-down di dokumen Google Docs yang dibagikan, dengan pengaturan ini:

1. All

Untuk mengirimkan notifikasi email kepada semua orang yang kepadanya dibagikan dokumen yang dimaksud, pilih opsi All. Ini yaitu pilihan yang anggun apabila dokumennya ditulis bersama oleh suatu tim.

2. Only Yours

Untuk mengirim email notifikasi hanya kepada diri Anda sendiri ketika ada komentar masuk atau dokumennya dimodifikasi, pilih opsi Only yours. Ini yaitu pilihan yang anggun terutama kalau Anda yaitu penulis utama dan butuh tinjauan umpan balik, tapi peninjau tidak harus saling melihat komentar yang lain.

3. None

Untuk mematikan notifikasi email pilih opsi None. Ini yaitu pilihan yang anggun kalau tidak penting bagi Anda melihat dan mengedit komentar secepatnya.

Langkah 2. Melihat Notifikasi Email

Jika Anda menghidupkan notifikasi email, Anda akan mendapatkan email yang meringkas notifikasi begitu notifikasinya dibuat. Buka kotak masuk Anda untuk melihat notifikasinya. Lihat pola email berikut:



Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Bukalah kotak masuk email Anda untuk melihat notifikasi email dari dokumen Google Docs yang Anda bagikan.

5. Menghapus Kolaborator

Terkadang Anda mungkin butuh untuk menghapus seorang kolaborator dari suatu dokumen. Ini bisa terjadi apabila ada anggota tim yang meninggalkan tim dan tidak lagi butuh susukan dokumen. Berikut yaitu cara menghapus kolaborator dari suatu dokumen yang dibagikan di Google Docs.

Catatan: Hanya pemilik dokumen yang bisa menambah atau menghapus kolaborator dari suatu dokumen.

Pertama, pastikan Anda mengerjakan suatu dokumen yang ada kolaboratornya.

Mulai dari hidangan Sharing settings di dalam dokumen Anda. Anda akan melihat tanda x di sebelah masing-masing nama dalam daftar Who has access.





Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Klik tanda x untuk menghapus kolaborator tertentu dari dokumen yang dibagikan tersebut.

Untuk menghapus salah satu kolaborator dari dokumen yang dibagikan tersebut, klik tanda x di sebelah nama orang tersebut. Nama orang itu akan menghilang dari daftar.

6. Contoh Kolaborasi

Mengedit di waktu yang sama di Google Docs memungkinkan Anda berkolaborasi dengan siapa saja, di mana saja, tanpa harus resah atau ribet. Berikut ini yaitu dari suatu sekolah. Mereka memakai Googe Docs sebagai sarana Pengumuman Paginya.

Para guru bisa menambah pengumuman ke halam tersebut untuk even-even khusus, dan mereka bisa memakai proyektor untuk menampilkan pengumumannya di waktu bersamaan ketika kelas akan dimulai. Ini akan menghemat waktu dan gangguan yang mungkin ada. Di bab atas halaman Anda bisa melihat guru lain yang sedang mengedit atau menampilkan pengumuman, dan bahkan bisa melihat pribadi bab dokumen yang mereka edit.

Pengumuman pagi akan tampak menyerupai ini apabila dikerjakan bersama oleh para guru  tersebut.


Salah satu bab terhebat Google Docs yaitu kemampuannya menyebarkan dokumen Segala Sesuatu yang Harus Diketahui ihwal Berbagi Dokumen Google Docs

Di sini Anda bisa melihat menyerupai apa kalau aneka macam orang berkolaborasi pada dokumen yang sama di dikala yang sama di Google Docs.

Suatu ikon muncul di puncak dokumen bagi tiap orang yang mengerjakannya. Kursor di dokumen warnanya persis dengan warna ikon orang yang mengedit dokumen.

Kapan Membagikan Dokumen di Google Docs

Googe Docs memudahkan menyebarkan dan berkolaborasi pada dokumen, spreadsheets, dan presentasi dan ada banyak cara untuk memanfaatkannya. Sekarang Anda tahu cara membagikan dokumen di Google Docs, dan bisa mengontrol sejumlah pengaturan yang berguna, sekarang saatnya memanfaatkannya.

Meskipun Anda tidak membutuhkan orang lain untuk mengedit tiap baris di dokumen yang Anda buat, membagikan dokumen di Google Docs bisa sangat membantu. Berikut beberapa pola yang Anda mungkin butuh untuk berkolaborasi dan memanfaatkan kemudahan menyebarkan di Google Docs:
  • membuat satu catatan rapat dalam sebuah dokumen yang kolaboratif
  • curah pendapat dalam grup untuk wangsit bagi proyek yang akan datang
  • membuat daftar untuk pesta makan malam Anda, dan mengundang tamu untuk menampung ihwal apa yang mereka rencanakan untuk dibawa
  • memungkinkan teman untuk mengomentari sambutan yang Anda tulis untuk pesta ijab kabul sahabat
  • menugaskan sebagian proyek pada orang yang berbeda-beda, tetapi semua orang melaporkan temuannya pada dokumen yang sama
  • membagikan daftar belanja dengan pasangan Anda, dan daftar kiprah dengan belum dewasa atau teman sekamar Anda.
Jika Anda ingin membawanya ke tingkat yang lebih lanjut, dan ingin mengimpor dokumen Google Docs pribadi ke WordPress sebagai kiriman atau halaman, manfaatkan plugin WordPress Google Docs.

sumber: tutsplus
Perhatian! Dengan mengklik tombol download berarti anda setuju dengan Syarat dan Ketentuan. Anda menemukan Link Download Rusak? Segera Lapor Disini

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel